Quiénes somos
Somos Hive, un software de gestión para gimnasios y estudios que se usa desde hivegyms.com, operado por Principia Evergreen, Inc., 2810 N Church St #89068, Wilmington, DE 19802, USA.
Correo de contacto para asuntos de privacidad: [email protected].
Este aviso se aplica a México, a Colombia y a Estados Unidos, y está redactado para cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (México) y con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Colombia).
Dos papeles distintos
Es la parte más importante de este aviso, porque de ella depende a quién le corresponde cada obligación.
Datos del estudio y su equipo
Nombres, correos, teléfonos y certificaciones de quienes usan el sistema. Aquí nosotros somos los responsables: decidimos para qué se usan y respondemos por ellos.
Datos de los socios
Su ficha, sus reservas, su membresía y sus pagos. Aquí la responsable es el estudio: es suya la relación con el socio y suya la decisión sobre esos datos. Nosotros los tratamos únicamente por encargo suyo y siguiendo sus instrucciones.
Dicho en corto: si eres socio y quieres ejercer tus derechos sobre tus datos, quien debe atenderte es tu estudio. Si nos escribes a nosotros, te ponemos en contacto con ella y la apoyamos en lo que necesite.
Qué datos tratamos
De quienes usan el sistema: nombre, correo electrónico, teléfono, contraseña cifrada, rol dentro del estudio, certificaciones cuando aplica, y el registro de las acciones que realizan en el sistema.
De los socios, por encargo del estudio: datos de identificación y contacto, datos del tutor cuando se trata de menores, alertas de salud que el socio o el estudio anoten (lesiones, condiciones a tener en cuenta), reservas y asistencia a clases, membresías, fotos y documentos, cobros y pagos, y las conversaciones sostenidas por WhatsApp con el estudio.
Las alertas de salud son dato sensible y reciben el trato reforzado que la ley exige: acceso restringido por permisos, registro de quién consulta qué, y aislamiento estricto entre estudios.
Para qué los usamos
- Prestar el servicio: agenda de clases, reservas, membresías, cobros y gestión del equipo.
- Enviar a los socios, por cuenta del estudio, recordatorios de clase, confirmaciones, avisos de membresía y el enlace de su ficha.
- Llevar el registro de cobros y pagos con la trazabilidad que exige la ley.
- Dar soporte, atender incidencias y mantener la seguridad del sistema.
- Entender de forma agregada cómo se usa el producto, para mejorarlo.
No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros con fines comerciales, y no usamos la información de los socios para publicidad.
WhatsApp y correo
Cuando un estudio conecta su línea de WhatsApp, Hive le permite enviar y recibir mensajes con sus socios desde el sistema. Esos mensajes viajan por la plataforma de WhatsApp Business de Meta, que actúa como intermediario y aplica sus propias condiciones.
Por eso los mensajes automáticos que enviamos —recordatorios, confirmaciones, avisos— nunca mencionan las alertas de salud del socio. Contienen solo lo indispensable: clase, fecha, hora, sucursal y coach. Los enlaces personales vencen a las pocas horas.
El socio puede pedirle a su estudio en cualquier momento que deje de contactarlo por este medio.
Los correos transaccionales —invitaciones, restablecimiento de contraseña, confirmaciones de clase— se envían a través de un proveedor de correo por cuenta del estudio.
Mensajes de texto (SMS)
En Estados Unidos, los estudios pueden mandar a sus socios mensajes de texto a través de Hive: confirmaciones de reserva, recordatorios de clase y avisos de cancelación. El socio solo los recibe después de aceptarlo, marcando la casilla de SMS al reservar o registrarse, o diciéndoselo a su estudio.
Responde STOP para dejar de recibirlos, o HELP para pedir ayuda. La frecuencia varía. Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos. Consulta los términos de SMS.
No compartimos información móvil con terceros ni afiliados con fines de mercadotecnia o promoción. Los datos de consentimiento para mensajes de texto no se comparten con terceros, salvo con los proveedores de mensajería que entregan los mensajes por nuestra cuenta.
Con quién los compartimos
Solo con los proveedores necesarios para que el servicio funcione. Todos actúan por instrucción nuestra, bajo obligaciones de confidencialidad y sin permiso para usar la información con fines propios.
| Para qué | Quién |
|---|---|
| Servidores y base de datos | Proveedores de infraestructura en la nube |
| Archivos y fotos | Almacenamiento de objetos cifrado |
| Mensajería con socios | WhatsApp Business Platform (Meta) y su proveedor autorizado |
| Correo transaccional | Servicio de envío de correo |
| Mensajes SMS | Proveedor de mensajería, solo para los avisos que el estudio configure |
También podemos entregar información cuando una autoridad competente la requiera con fundamento legal. Si eso ocurre y la ley lo permite, avisamos al estudio afectada.
Cuánto tiempo los guardamos
Los datos del socio se conservan mientras tenga relación con el estudio y, después, el tiempo que exige la ley fiscal para los registros de cobro: cinco años en México y cinco años en Colombia, contados desde el último movimiento.
Los datos de quienes usan el sistema se conservan mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, fiscales y de auditoría.
El registro de auditoría —quién hizo qué y cuándo— es inalterable por diseño y no puede borrarse: es precisamente lo que da fe de la integridad de los registros.
Si un estudio deja de usar Hive, le entregamos su información en formato reutilizable y luego la eliminamos, salvo lo que estemos obligados a conservar.
Cómo los protegemos
- Cifrado en tránsito y en reposo.
- Aislamiento estricto entre estudios: ninguna puede ver la información de otra, garantizado en la propia base de datos y no solo en la aplicación.
- Permisos granulares por rol: cada persona ve únicamente lo que su función requiere.
- Registro de auditoría sellado, que permite detectar cualquier alteración.
- Contraseñas almacenadas cifradas, nunca en texto claro.
- Respaldos periódicos y acceso restringido del personal técnico.
Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa los derechos de los titulares, lo notificaremos a los estudios afectadas y a las autoridades correspondientes en los plazos que marca la ley.
Tus derechos
En México puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), así como revocar tu consentimiento. En Colombia puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba del consentimiento y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si eres socio, dirígete a tu estudio: es el responsable de tus datos y quien puede atender tu solicitud.
Si usas el sistema como parte del equipo de una estudio, escríbenos a [email protected] indicando tu solicitud y un medio para acreditar tu identidad. Respondemos dentro de los plazos legales de cada país.
Ten en cuenta que los registros de cobro no pueden eliminarse mientras corra el plazo legal de conservación, ni siquiera a petición del titular.
Dónde se almacenan
La información se aloja en servidores ubicados en los Estados Unidos, operados por proveedores de infraestructura reconocidos. Esto implica una transferencia internacional de datos, amparada en las cláusulas contractuales que tenemos firmadas con cada proveedor y en el hecho de que el tratamiento es necesario para prestar el servicio contratado por el estudio.
Menores de edad
Hive no está dirigido a menores. Cuando el socio es menor de edad, el sistema registra a su tutor y es el estudio quien obtiene y conserva la autorización correspondiente antes de tratar sus datos.
Cambios a este aviso
Si lo modificamos, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial, avisaremos además dentro del sistema o por correo.
Contacto
Para cualquier duda sobre este aviso o sobre el tratamiento de tus datos, escríbenos a [email protected].
Principia Evergreen, Inc. (Hive)
2810 N Church St #89068, Wilmington, DE 19802, USA